Privacyverklaring

Nationaal Programma Open Science (hierna: NPOS) hecht belang aan de privacy van betrokkenen. Als we je persoonsgegevens vragen, gaan we daar zorgvuldig mee om. We houden ons daarbij aan de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Hierover lees je alles in deze privacyverklaring. SURF voert het NPOS-secretariaat in opdracht van de stuurgroep en de adviesraad van NPOS. Voor meer informatie over de verwerking van persoonsgegevens door SURF, verwijzen wij je naar de privacyverklaring van SURF.

Hoe gaan we om met je persoonsgegevens?

Als NPOS persoonsgegevens van je vraagt en verwerkt, dan staat je privacy
voorop. Dat betekent onder andere dat:

• we duidelijk vermelden voor welke doeleinden we je persoonsgegevens verwerken. Dat doen we via deze privacyverklaring;
• we alleen de persoonsgegevens vragen die nodig zijn voor legitieme doeleinden;
• we je persoonsgegevens goed beveiligen, en dat ook eisen van partijen die in onze opdracht je persoonsgegevens verwerken;
• je je persoonsgegevens altijd kunt inzien, corrigeren of verwijderen.

Beveiligingsmaatregelen

We hebben onder andere de volgende veiligheidsmaatregelen getroffen om je
persoonsgegevens te beschermen:

• ons systeem is alleen toegankelijk vanuit het SURF-netwerk en via een beveiligde VPN-verbinding;
• we maken gebruik van beveiligde verbindingen (HTTPS) om de veiligheid van datatransfers te waarborgen;
• we treffen organisatorische en fysieke toegangsmaatregelen.

Waarvoor gebruiken we je persoonsgegevens?

Inschrijving evenementen

Als je je via (een van) onze website(s) aanmeldt voor een evenement, vragen we de volgende persoonsgegevens:

• voor- en achternaam (verplicht veld)
• e-mailadres (verplicht veld)
• organisatie waar je werkt (verplicht veld)
• organisatiesector waarin je werkt
• functie
• betalingsgegevens
• dieetvoorkeuren
• eventuele overige informatie die je vrijwillig invult 

Waarom vragen we deze persoonsgegevens?

We hebben je persoonsgegevens nodig om je aanmelding te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst). Daarnaast kunnen we op basis van deze persoonsgegevens (statistisch) onderzoek doen, om zo onze diensten te verbeteren (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang NPOS).

Waar verwerken wij je persoonsgegevens?

NPOS verwerkt jouw persoonsgegevens voornamelijk in landen die binnen de Europese Economische Ruimte (EER) gevestigd zijn, maar in sommige gevallen kan hierop een uitzondering worden gemaakt. Het kan bijvoorbeeld zijn dat een bepaald systeem alleen beschikbaar wordt gesteld door een partij die in de Verenigde Staten is gevestigd. In dat geval kunnen jouw persoonsgegevens buiten de EER verwerkt worden. Met derde partijen maakt NPOS echter altijd goede afspraken en door NPOS wordt ook in overeenstemming met het geldende recht gehandeld. Indien het noodzakelijk blijkt om bepaalde concrete afspraken te maken met zo’n partij, bijvoorbeeld door de EU Standard Contractual Clauses toe te passen, zal NPOS hier dan ook aan voldoen.

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

NPOS kan jouw persoonsgegevens tot uiterlijk 18 maanden na het evenement gebruiken voor het verrichten van onderzoek. Dit onderzoek is gericht op het verbeteren van de evenementen die we aanbieden. Voor dit onderzoek pseudonimiseert NPOS de persoonsgegevens, waardoor ze niet meer direct herleidbaar zijn naar personen. Hiervoor verwijdert NPOS je naam en e-mailadres. Na 18 maanden worden je persoonsgegevens volledig geanonimiseerd, waardoor ze, zowel direct als indirect, niet meer herleidbaar zijn. NPOS kan de geanonimiseerde gegevens dan uitsluitend nog gebruiken voor statistisch onderzoek.

Indienen sessievoorstel

Het kan voorkomen dat je een sessievoorstel voor een NPOS-evenement indient. Als je je aanmeldt om een sessie te verzorgen op een evenement, kan NPOS de onderstaande persoonsgegevens van je verwerken:

• voor- en achternaam (verplicht veld)
• mobiel telefoonnummer (verplicht veld)
• e-mailadres (verplicht veld)
• geslacht
• functie
• organisatie of instelling waar je werkzaam bent
• adres
• organisatiesector waarin je werkzaam bent
• medesprekers

Waarom vragen we deze persoonsgegevens?

De verwerking van je persoonsgegevens door NPOS is noodzakelijk voor het verwerken van je sessievoorstel. Door ons te mailen, geef je toestemming om je persoonsgegevens te verwerken (rechtsgrond verwerking: toestemming).

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wanneer je een sessievoorstel indient, bewaart NPOS je persoonsgegevens tot het betreffende evenement plaatsvindt en daarna nog 2 maanden voor eventuele vervolgvragen en het versturen van de evaluatie van je sessie.

Video plenaire en/of parallelsessies

Tijdens NPOS-evenementen kunnen beeld- en geluidsopnames van plenaire en/of parallelsessies gemaakt worden, met als doel kennisoverdracht. Sprekers zullen hier duidelijk in beeld zijn, bezoekers zullen over het algemeen niet herkenbaar en alleen van de achterkant in beeld zijn. Dit kunnen wij echter niet garanderen. Als je niet herkenbaar in beeld wilt komen, kun je achterin de zaal plaatsnemen. Doorgaans zijn alleen de voorste rijen van de bezoekers van de achterkant in beeld. Aangezien het ook om geluidsopnames gaat, zullen eventuele vragen en opmerkingen worden opgenomen. De video’s kunnen wij op (een van) onze website(s) plaatsen, voor de termijn zoals hieronder beschreven.

Waarom vragen we deze persoonsgegevens?

De verwerking van persoonsgegevens van de sprekers vindt in samenspraak plaats op basis van toestemming of op grond van uitvoering van de overeenkomst. De verwerking van persoonsgegevens van de bezoekers die eventueel in beeld komen, vindt plaats op grond van het gerechtvaardigd belang van NPOS en zijn doelgroep (rechtsgrond verwerking: gerechtvaardigd belang). NPOS en zijn doelgroep hebben belang bij de kennisoverdracht die plaatsvindt via het openbaar maken van de video’s. Voor elke sessie wordt duidelijk aangegeven dat er beeld- en geluidopnames worden gemaakt, en hoe je ervoor kan zorgen dat je niet in beeld komt. De video’s vallen onder de “journalistieke/academische uiting” uit de privacywetgeving (artikel 85 AVG) en worden alleen op internet geplaatst zolang ze een journalistieke of academische waarde hebben. Het gevolg hiervan is dat het in principe niet mogelijk is om een verwijderverzoek in te dienen zolang de beelden nog een journalistieke of academische waarde hebben.

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

We bewaren de video’s zolang ze nog een journalistieke, academische of wetenschappelijke waarde hebben. Elk jaar checkt NPOS dit. Deze waarde kan bijvoorbeeld blijken uit frequente views van de video’s.

Beeldmateriaal evenementen

Tijdens NPOS-evenementen kunnen er foto’s, video’s en/of vlogs worden gemaakt door professionele fotografen, cameramensen en NPOS. Deze sfeerbeelden kunnen wij gebruiken op Twitter, op (een van) onze website(s), in de nieuwsbrief of een mailing van NPOS over het betreffende evenement. Daarnaast kunnen we een klein en zorgvuldig uitgekozen gedeelte van het beeldmateriaal in het kader van het historisch besef bewaren in een archief.

Waarom vragen we deze persoonsgegevens?

Wij verwerken deze beelden op grond van het gerechtvaardigd belang van NPOS. NPOS heeft er belang bij om zijn evenementen via beeldmateriaal vast te leggen om zo kenbaarheid aan het evenement te geven.
Het is mogelijk om aan te geven dat je liever niet in beeld komt. Wij werken hiervoor met een kleurensysteem. Op basis van je voorkeur krijg je bij het evenement een keycord met een bepaalde kleur. Fotografen, cameramensen en NPOS houden dan rekening met je voorkeur. NPOS houdt altijd rekening met de privacy van zijn bezoekers, en maakt een zorgvuldige afweging van het beeldmateriaal dat wordt gebruikt in publicitaire uitingen van het evenement.

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

NPOS bewaart beeldmateriaal in principe niet langer dan 5 jaar na het evenement. Na uiterlijk 5 jaar worden de beelden definitief verwijderd.
In uitzonderingsgevallen kan NPOS een klein en zorgvuldig uitgekozen gedeelte van het beeldmateriaal voor langere tijd bewaren, in het kader van het historisch besef. Dit beeldmateriaal kan dan bijvoorbeeld gebruikt worden voor een jubileum. We kiezen zoveel mogelijk beeldmateriaal waar bezoekers niet duidelijk in beeld staan.

Interviews

NPOS kan tijdens evenementen bezoekers interviewen. Van het interview wordt een video gemaakt, die bijvoorbeeld op de website kan worden geplaatst.

Waarom vragen we deze persoonsgegevens?

NPOS kan aan bezoekers vragen of ze willen deelnemen aan een interview (rechtsgrond verwerking: toestemming). Van het interview wordt een video gemaakt, die NPOS kan gebruiken voor public-relationsdoeleinden (bijvoorbeeld door de video op de website te plaatsen of te verwerken in een terugblikvideo). 

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wanneer je akkoord gaat met de verwerking van het interview, bewaren wij de video van het interview niet langer dan 5 jaar na het betreffende evenement. In uitzonderingsgevallen kan NPOS een afwijkende termijn hanteren. Als dit het geval is, geven we dit duidelijk aan in een schriftelijke toestemmingsverklaring die wij aan je voorleggen voordat het interview wordt afgenomen.
De interviews kunnen onder de “journalistieke/academische uiting” uit de privacywetgeving vallen (artikel 85 AVG). Het gevolg hiervan is dat het in die gevallen in principe niet mogelijk is om een verwijderverzoek in te dienen zolang de bewaartermijn nog niet is verstreken.

Contact via e-mail

Als je via e-mail contact met ons opneemt of met ons hebt, kan NPOS de volgende persoonsgegevens van je verwerken:

• naam
• e-mailadres
• eventuele overige persoonsgegevens die je ons toestuurt in de e-mail

Waarom vragen we deze persoonsgegevens?

De verwerking van deze persoonsgegevens is noodzakelijk voor het beantwoorden en afhandelen van je vraag (rechtsgrond verwerking: toestemming). Door ons te mailen, geef je toestemming om je persoonsgegevens te verwerken.

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

Wanneer je via e-mail contact met ons opneemt, bewaren wij je persoonsgegevens zolang als op basis van de inhoud van de e-mail nodig is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan en voor eventuele vervolgvragen.

Webformulieren

Via (een van) onze website(s) kun je formulieren invullen voor verschillende doeleinden. Zo kun je je bijvoorbeeld aanmelden als spreker voor een evenement of een feedbackformulier invullen. Als je een webformulier invult, kan NPOS de volgende persoonsgegevens van je vragen:

• voor- en achternaam
• adres
• e-mailadres
• telefoonnummer
• interessegebied
• organisatie waar je werkt
• organisatiesector waarin je werkt
• functie
• eventuele overige informatie die je vrijwillig invult

Waarom vragen we deze persoonsgegevens?

We hebben je persoonsgegevens nodig om je aanmelding of vraag te verwerken (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst).

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

We bewaren je persoonsgegevens tot 1 jaar nadat je vraag of aanmelding volledig verwerkt is, zodat we eventuele vervolgvragen nog kunnen beantwoorden.

(Online) vergaderingen

Voor het (organiseren van) een online of offline vergadering kan NPOS de volgende persoonsgegevens van je verwerken:

• voor- en achternaam
• adres
• e-mailadres
• telefoonnummer
• organisatie waar je werkt
• organisatiesector waarin je werkt
• functie
• persoonsgegevens die worden opgenomen in de notulen van de vergadering
• persoonsgegevens die je voor, tijdens of na de vergadering deelt met NPOS

Waarom vragen we deze persoonsgegevens?

We hebben je persoonsgegevens nodig om te zorgen dat je de vergadering bij kunt wonen (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst).

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

De notulen van de vergadering zullen bewaard worden voor zover dit van belang wordt geacht voor naslagdoeleinden. De overige persoonsgegevens worden bewaard totdat je je uitschrijft voor deelname aan NPOS.

Uitvoeren overeenkomst (met derden)

Voor het uitvoeren van overeenkomsten met derden kan NPOS de volgende persoonsgegevens van je verwerken:

• voor- en achternaam
• adres
• e-mailadres
• telefoonnummer
• organisatie waar je werkt
• organisatiesector waarin je werkt
• functie
• bankrekeningnummer
• KvK-nummer
• eventuele overige informatie die je vrijwillig deelt

Waarom vragen we deze persoonsgegevens?

We hebben je persoonsgegevens nodig om te zorgen dat de overeenkomst die wij met jou hebben afgesloten, kan worden uitgevoerd (rechtsgrond verwerking: uitvoering overeenkomst).

Hoe lang bewaren we deze persoonsgegevens?

Deze persoonsgegevens worden tot 2 jaar na de beëindiging van de overeenkomst bewaard, tenzij NPOS verplicht is de persoonsgegevens langer te bewaren in verband met een wettelijke bewaartermijn.

Aan wie verstrekken we je persoonsgegevens?

We verstrekken de door jou verstrekte persoonsgegevens alleen aan derde partijen als dit noodzakelijk is om werkzaamheden uit te voeren in het kader van NPOS.
Verder verstrekken we je persoonsgegevens alléén aan andere partijen na jouw toestemming, tenzij het wettelijk verplicht of toegestaan is je persoonsgegevens te verstrekken. Zo kan bijvoorbeeld de politie in het kader van een fraudeonderzoek persoonsgegevens bij ons opvragen. NPOS is dan wettelijk verplicht deze persoonsgegevens af te geven.

Welke rechten heb je met betrekking tot je persoonsgegevens?

We verwerken jouw persoonsgegevens, dus jij kunt bepalen wat ermee gebeurt. Je kunt daarvoor contact opnemen met NPOS, zie de contactgegevens onderaan deze pagina. Wat kun je precies met de aan ons verstrekte persoonsgegevens?

• je kunt ons verzoeken om inzage in de persoonsgegevens die we van jou verwerken.
• je kunt ons verzoeken om je persoonsgegevens te wijzigen, aan te vullen of te verwijderen wanneer deze onjuist of niet (meer) relevant zijn.
• je kunt ons verzoeken om de verwerking van je persoonsgegevens te beperken.
• je kunt een digitaal overzicht opvragen van de persoonsgegevens die we van jou verwerken en je hebt het recht op overdraagbaarheid van deze persoonsgegevens naar een andere dienstverlener.
• je kunt de toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens intrekken, bijvoorbeeld door je af te melden voor een nieuwsbrief. Let op: de verwerking van je persoonsgegevens vóór het intrekken van je toestemming, blijft rechtmatig
• je kunt in bezwaar gaan tegen de verwerkingen die plaatsvinden op grond van het gerechtvaardigd belang van NPOS of een derde partij. Hiervoor kun je de contactgegevens gebruiken die je onderaan deze privacyverklaring vindt.
• indien NPOS gebruik maakt van geautomatiseerde besluitvorming of profilering heb je het recht op een menselijke blik. Indien dit het geval is, wordt dit per specifieke verwerking toegelicht.
• je kunt een klacht indienen als je vindt dat NPOS niet goed omgaat met je persoonsgegevens. Als jij en NPOS er samen niet uitkomen, kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens 

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden waarnaar we linken op (een van) onze website(s). NPOS kan niet garanderen dat deze derden op een betrouwbare of veilige manier met je persoonsgegevens omgaan. We raden je aan de privacyverklaring(en) van deze website(s) te lezen alvorens van deze website(s) gebruik te maken.

Wijziging privacyverklaring

NPOS kan wijzigingen aanbrengen in deze privacyverklaring. We raden je daarom aan om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen.

Deze privacyverklaring is voor het laatst bijgewerkt op 14 december 2020.